Datenschutzerklärung

zum Umgang mit personenbezogenen Daten durch den BVAU

 

Datenschutzgrundsätze des BVAU

Der Schutz und die Sicherheit personenbezogener Daten sind für den Bundesverband der Arbeitsrechtler in Unternehmen e.V. (BVAU) von höchster Bedeutung. Selbstverständlich werden personenbezogenen Daten (z.B. Name, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer, u.ä.) durch den BVAU nur gemäß den Bestimmungen des geltenden Datenschutzrechts, insbesondere in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeitet.

Daten und Informationen sind dann personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Nachstehende Regelungen informieren die Mitglieder des BVAU insbesondere über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch den BVAU und dienen als Information nach Art. 12 ff. DSGVO. Gesonderte Hinweise zum Umgang mit Daten von Nutzern unserer öffentlich zugänglichen Webseite sind dort unter dem Link „DATENSCHUTZ“  abrufbar.

 

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der BVAU. Die Kontaktdaten lauten:

 

Bundesverband der Arbeitsrechtler in Unternehmen e.V.

Drächslstraße 4

81541 München

Tel.: 089 122 54 953

E-Mail: info@bvau.de

Website: www.bvau.de

 

Eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten besteht nicht.

 

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

1. Aufnahme in den BVAU und Verarbeitung von Daten zu Mitgliedschaftszwecken

 

Der BVAU verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke und Aufgaben, insbesondere zur Mitgliederverwaltung sowie zum Zwecke der Förderung und gemeinnützigen Unterstützung des Meinungs- und Erfahrungsaustausches der Mitglieder untereinander sowie mit Wissenschaft, Rechtsprechung und Politik.

 

Zum Erwerb der Mitgliedschaft in den BVAU ist ein schriftlicher Aufnahmeantrag zu stellen. Im Rahmen des durch den BVAU bereitgestellten Aufnahmeantragsformulars werden die zur Entscheidung über den Antrag sowie zur Verwaltung und satzungsgemäßen Durchführung der Mitgliedschaft erforderlichen personenbezogenen Daten (d.h. Anrede, Vorname, Nachname, Titel, Geburtsdatum, Funktion/Stellung, Arbeitgeber, Anschrift privat, E-Mail privat) erhoben und in den verbandseigenen EDV-Systemen gespeichert. Diese Daten sind verpflichtend bereitzustellen; anderenfalls ist dem BVAU eine Entscheidung über den Aufnahmeantrag und die Durchführung der Mitgliedschaft nicht möglich. Im Rahmen des Aufnahmeantragsformulars können daneben auf freiwilliger Basis die dienstliche Anschrift und E-Mail-Adresse mitgeteilt und diesbezüglich eine Auswahl von Rechnungsadresse und gewünschtem Kommunikationsweg getroffen werden. Diese freiwilligen Angaben dienen der individuellen Kontaktaufnahme, Ansprache, Vernetzung und Rechnungstellung entsprechend der Präferenzen des Mitglieds und werden ausschließlich zu diesem Zweck verarbeitet.

 

Daneben sieht das Aufnahmeantragsformular die Abfrage weiterer tätigkeitsbezogener Angaben vor. Diese Angaben sind freiwillig und werden zur Förderung der satzungsgemäßen Zwecke durch den BVAU rein statistisch zur Auswertung der Mitgliederstruktur gespeichert und genutzt.

 

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder einschließlich der vorgenannten Antragsdaten erfolgt zur Erfüllung satzungsgemäßer Zwecke und Aufgaben des BVAU auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Rechtsgrundlage) und dient entsprechend der Vertragserfüllung bzw. der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Die statistische Weiterverarbeitung der freiwillig mitgeteilten tätigkeitsbezogenen Daten erfolgt ohne Personenbezug.

 

Eine über die Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur dann, wenn hierzu eine gesetzliche Grundlage besteht oder eine ausdrückliche Einwilligung des Mitglieds vorliegt.

 

2. Anlage von Mitgliederprofilen im Online-Mitgliederbereich des BVAU (Mitgliederlounge) / Zugangsdaten

 

Mit seiner Mitgliederlounge unter http://lounge.bvau.de bietet der BVAU eine passwortgeschützte, ausschließlich für ordentliche Mitglieder des BVAU zugängliche webbasierte Plattform an. Die Zugangsdaten werden nach Anlage eines Mitgliederprofils durch die Geschäftsstelle des BVAU automatisch generiert und ausschließlich dem Mitglied zur Verfügung gestellt. Diese automatisch generierten Zugangsdaten sind jederzeit durch das Mitglied abänderbar. Eine Individualisierung der Zugangsdaten wird empfohlen. Jedes Mitglied ist für die Verhinderung des Missbrauches der persönlichen Zugangsdaten durch Dritte verantwortlich.

 

Insbesondere soll die Mitgliederlounge jedem BVAU-Mitglied die Möglichkeit eröffnen, (ausschließlich im professionellen Kontext) gezielt nach anderen BVAU-Mitgliedern zu suchen, um den bi-lateralen Erfahrungsaustausch und Wissenstransfer zu ermöglichen und zu fördern. Um die genannten Zwecke zu erfüllen, werden innerhalb der BVAU-Mitgliederlounge den Mitgliedern auf Basis erhobener Daten im Mitgliedsantrag oder durch das einzelne BVAU-Mitglied selbst eingetragener Daten bestimmte Informationen zu anderen Mitgliedern des BVAU bereitgestellt («Profile»). Damit soll u.a. die aktive Kontaktaufnahme auch außerhalb der regelmäßigen BVAU-Veranstaltungen (Regionalgruppentreffen etc.) gefördert werden. Ein Abruf und eine Verwendung von Daten und Profilen anderer Mitglieder aus der Mitgliederlounge ist nur zu den vorstehenden satzungsgemäßen Zwecken gestattet. Eine darüber hinausgehende Verwendung widerspricht ausdrücklich Ziel und Zweck der BVAU-Mitgliederlounge und ist untersagt.

 

Die Anlage der Mitgliederprofile sowie die Bereitstellung dieser in der Mitgliederlounge des BVAU dienen der satzungsgemäßen Vernetzung der Mitglieder und erfolgen entsprechend auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Rechtsgrundlage) zur Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

 

3. Newsletter

 

Der BVAU gibt regelmäßig einen E-Mail-Newsletter für seine Mitglieder heraus. Neben Informationen zu den Verbandsaktivitäten finden sich Hinweise auf Stellenwechsel von Arbeitsrechtlern, Stellengesuche sowie Serviceleistungen des BVAU oder seiner strategischen Partner und kurze Fachbeiträge zu aktuellen Brennpunktthemen. Die Versendung des Newsletters dient der satzungsgemäßen Wahrnehmung der fach- und tätigkeitsbezogenen Mitgliederinteressen sowie der Förderung von Aus- und Weiterbildung der Mitglieder und erfolgt entsprechend auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Rechtsgrundlage) zur Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Selbstverständlich ist eine Abbestellung des Newsletters jederzeit möglich. Der BVAU weist insoweit allerdings darauf hin, dass in diesem Fall entsprechende Informationen insbesondere zu den Verbandsaktivitäten dem Mitglied ggf. nicht zur Kenntnis gelangen.

 

4. Weiterbildungsveranstaltungen, Seminare, Tagungen, etc.

 

Der BVAU führt für die Mitglieder entsprechend der satzungsgemäßen Zwecke Weiterbildungsveranstaltungen, Seminare und Tagungen durch oder beteiligt sich an solchen. Im Zusammenhang mit der Durchführung entsprechender Veranstaltungen des BVAU werden ggf. Fotos angefertigt und im Newsletter und/oder der Mitgliederlounge veröffentlicht. Die Anfertigung und Veröffentlichung entsprechender Fotografien erfolgt ausschließlich auf Grundlage gesondert erteilter Einwilligungen der Mitglieder (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ein Mitglied kann erteilte Einwilligungen in die Anfertigung und/oder Veröffentlichung von Einzelfotos zu seiner Person jederzeit gegenüber dem BVAU für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf kann in Schriftform oder elektronisch erfolgen und ist an die oben unter „Verantwortlicher“ angegebene Kontaktadresse zu richten. Ab Zugang des Widerrufs unterbleibt eine Weiterverwendung und der BVAU entfernt ggf. entsprechende Fotos aus der Mitgliederlounge.

 

5. Aufbewahrung / Dokumentation

 

Der BVAU verarbeitet personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten insbesondere nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung. Diese Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtsgrundlage; weitere Details unter „Dauer der Speicherung“).

 

Kategorien von Empfängern

Innerhalb des BVAU erhalten diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung benötigen. Die Aufgaben der laufenden Mitgliederverwaltung obliegen dem geschäftsführenden Präsidium und der hauptamtlichen Geschäftsführung / Leitung der Geschäftsstelle des BVAU, denen zu diesem Zweck entsprechende Zugriffs-/ Bearbeitungsrechte eingeräumt sind.

 

Darüber hinaus setzt der BVAU im Rahmen der Erfüllung seiner satzungsgemäßen Zwecke externe Dienstleister ein bzw. beauftragt diese mit entsprechenden Leistungen. Dies beschränkt sich auf folgende Kategorien von Empfängern, die hierzu ggf. personenbezogene Daten erhalten:

 

  • Der IT-Dienstleister des BVAU zur auftragsgemäßen Pflege der Verbandswebseite und der technischen Betreuung des Mitgliederbereiches

 

Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland (außerhalb Europäischer Union / Europäischem Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation i.S.d. Art. 4 Nr. 26 DSGVO statt.

 

Dauer der Speicherung

Der BVAU speichert die personenbezogenen Daten seiner Mitglieder zunächst für die Dauer der Mitgliedschaft. Das schließt auch die Anbahnung (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und die Beendigung der Mitgliedschaft mit ein. Aus dem Mitgliederverzeichnis sowie dem Online-Mitgliederbereich (Mitgliederlounge) werden die Daten des Mitglieds bei Ablauf der Mitgliedschaft, Austritt oder sonstiger Beendigung unverzüglich, spätestens innerhalb von 4 Wochen nach Beendigung, gelöscht.

 

Im Übrigen werden personenbezogene Mitgliederdaten aufgrund bestehender Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten gespeichert. Insbesondere unterliegt der BVAU steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten hinsichtlich der die Kassenverwaltung betreffenden Mitgliederdaten, welche bis zu zehn Jahre ab Austritt / Beendigung der Mitgliedschaft aufzubewahren sind.

 

Datensicherheit

Personenbezogene Daten werden durch den BVAU mittels geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen geschützt, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen zu wahren. Die getroffenen Maßnahmen dienen unter anderem der Vermeidung eines unerlaubten Zugriffs auf die durch den BVAU genutzten technischen Einrichtungen sowie dem Schutz personenbezogener Daten vor unerlaubter Kenntnisnahme durch Dritte.

 

Betroffenenrechte

Betroffenen Personen stehen entsprechend der gesetzlichen Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu, die gegenüber dem BVAU jederzeit geltend gemacht werden können:

 

  • Auskunftsrecht: Betroffene Personen sind im Rahmen von Art. 15 DSGVO jederzeit berechtigt, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, ist die betroffene Person im Rahmen von Art. 15 DSGVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u.a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, ihre Rechte, die Herkunft der Daten) und eine Kopie der jeweiligen Daten zu erhalten. Es gelten die Einschränkungen des § 34 BDSG.
  • Recht auf Berichtigung: Betroffene Personen sind berechtigt, nach Art. 16 DSGVO zu verlangen, dass die über sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigt werden, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
  • Recht auf Löschung: Betroffene Personen sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Das Recht auf Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist z.B. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Darüber hinaus gelten die Einschränkungen des § 35 BDSG.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Betroffene Personen sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten zu verlangen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Betroffene Personen sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO zu verlangen, dass ihnen sie betreffende und eigens bereitgestellte personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben werden.
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Betroffene Personen sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 77 DSGVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedsstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu erheben, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für den BVAU zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10 a, 70173 Stuttgart.

 

Betroffenenrechte können gegenüber dem BVAU in Schriftform oder elektronisch ausgeübt werden und sind an die oben unter „Verantwortlicher“ angegebene Kontaktadresse zu richten.

 

(Stand: Mai 2018)